Podczas swojej pracy jako coach i trener, często mam okazję spotykać się ze stwierdzeniami padającymi z ust doświadczonych przecież, menedżerów, typu: „Marek przesadził, kolejny raz zawalił sprawę z klientem, muszę go skołczować” (czytaj: ależ wygarnę mu zaraz!) Albo: „Kasia nie wyrabia celów sprzedażowych, skołczuję ją w końcu i powiem co i jak ma robić” (czytaj: jak wyżej). Tak… tylko czy to na pewno jest coaching? Mój znajomy, Artur, właściciel świetnie prosperującego biura nieruchomości, i jednocześnie uwielbiany i szanowany przez swoich pracowników szef, ten rodzaj coachingu nazywa… czołgingiem. Szczerze powiem, nie słyszałam lepszego określenia na taki rodzaj działań menedżerskich! Niestety, wielokrotnie spotykam się z sytuacjami, gdzie menedżerowie nie do końca rozumieją na czym coaching menedżerski polega, błędnie używając samego pojęcia. Zatem, żeby odczarować proces coachingu, poniżej kilka informacji po co i do czego konkretnie menedżerowi coaching może się przydać.

Coaching… czyli co?

Coaching jest procesem prowadzącym do tego, aby wydobyć z podopiecznego (coachee) jego osobisty potencjał, który może on wykorzystać do realizacji swojego osobistego (albo zawodowego) celu.

I tak się dzieje w przypadku profesjonalnych coachów, którzy pracują w zaciszu swoich gabinetów na sesjach indywidualnych ze swoimi klientami pomagając im w realizacji wybranego przez nich celu.

Ale menedżer nie musi być profesjonalnym, certyfikowanym coachem, aby mógł wykorzystywać w swojej pracy narzędzia coachingowe pomagające mu poprawić jakość pracy swoich podwładnych, a co za tym idzie, ich wyniki.

Z przeprowadzanych przez naszą firmę szkoleniową ankiet, obserwacji oraz wielu rozmów z menedżerami, wynika, że przed dzisiejszymi menedżerami stoi z jednej strony wyzwanie dotyczące gruntownej znajomości merytorycznej tego, czym się zajmują, a z drugiej strony wymaga się od nich posiadania szeregu rozwiniętych kompetencji miękkich do sprawnego zarządzania i budowania odpowiednich relacji z ludźmi. Bo menedżer musi umieć tak przewodzić zespołowi, aby zespół chciał dla menedżera pracować lepiej niż się tego oczekuje, aby ludzie chcieli i lubili angażować się w swoją pracę, aby mieli motywację i szeroko rozpostarte skrzydła. Musi umieć rozmawiać z ludźmi i słuchać ich tak, aby to miało przełożenie na realizację codziennych zadań przy zachowaniu dobrych relacji, inspirować ludzi, wpływać na nich, wyznaczać jasne cele, delegować zadania…

To wszystko jest dodatkowo osadzone w realiach sporego stresu, który jest niemal codziennością w pracy menedżera.

Trudne? Szczerze mówiąc, tak! Mimo, że menedżerom zdecydowanie brakuje takich umiejętności i kompetencji, co wynika z badań przeprowadzonych wśród tej grupy, to na szczęście jest to możliwe do wypracowania, nauczenia się pewnych sposobów działania.

Dobry menedżer rozwija swoje kompetencje interpersonalne i operuje pytaniami otwartymi

I tu z pomocą może przyjść rozwój menedżera w kierunku nauczenia się stosowania narzędzi coachingowych w swojej pracy. Dla przykładu, bywa, że menedżerowie mają tendencję do dawania gotowych rozwiązań swoim podwładnym, dzięki czemu podwładni nie muszą angażować swojego myślenia w rozwiązywanie problemów, co w perspektywie czasu uczy ich biernego oczekiwania na polecenia, zamiast brania odpowiedzialności i działań w swoje ręce (stosownie do posiadanych kompetencji, oczywiście). Bierność pracowników nie jest zazwyczaj tym, czego menedżerowi oczekiwaliby. A jak by to było, gdyby jednak menedżer powstrzymał się od dawania „gotowców” podwładnym, za to stosując np. odpowiednie pytania otwarte przyczyniał się do tego, że pracownik sam znajdzie rozwiązanie problemu, skonsultuje je z menedżerem, a później z satysfakcją zastosuje? Co prawda wymaga to większego zaangażowania czasu, za to efekty są niezwykłe. Pracownicy radzą sobie sami, więc jeśli nawet ich szef rozchoruje się czy wyjedzie na urlop, firma nadal będzie działała bez zarzutu.

Menedżer wyznacza jasne cele

Podczas naszych szkoleń dla menedżerów, słyszę często o problemach, jakie mają menedżerowie z określaniem i wyznaczaniem celów dla swoich podwładnych.

Brak jasnych zasad, celów i zakresu obowiązków to dosyć niebezpieczna sytuacja, a z pewnością demotywująca. Kiedy pracownicy nie mają jasno sprecyzowanych celów, dostosowanych do ich możliwości i ich biegłości w wykonywaniu pracy, i w efekcie czego nie wiedzą jakie oczekiwania ma menedżer w stosunku do nich, wpływa to na obniżenie efektywności pracy. Są zwyczajnie zdemotywowani, bo często okazuje się, że otrzymują reprymendę za niewykonanie czegoś, o czym nie wiedzieli, że leży w ich zakresie obowiązków. Pracownicy muszą wiedzieć czego się od nich wymaga, co im wolno, a co wykracza poza ich kompetencje, za co są nagrody, a za co może spotkać ich kara.

Do określenia celów poszczególnych osób lub całego zespołu menedżer może wykorzystać wywodzący się z coachingu model GROW.

Jest to akronim stworzony na podstawie kluczowych elementów tego modelu. I tak pokrótce:

G – cel (goal), jaki sobie stawiamy

R – (reality) to punkt, w którym jesteśmy obecnie

O – (options) to określenie opcji, jakie mamy do wyboru. Co wspiera w osiągnięciu celu, a co jest przeszkodą

W – (will,what’s next) tu określamy kroki, jakie należy podjąć, żeby osiągnąć założony cel

Przy prawidłowym określaniu celów możemy posłużyć się metodą SMART szeroko wykorzystywaną w coachingu. Wyznaczenie celu zgodnie z tą metodą wymaga dogłębnego przemyślenia i sprecyzowania tego, do czego dążymy, co przełoży się na większe prawdopodobieństwo osiągnięcia założonego celu.

Menedżer motywuje innych

Motywacja jest jak zakochanie. Kiedy zaczynamy nową pracę, wszystko zazwyczaj nam się podoba, mamy mnóstwo energii, mnóstwo dobrych chęci i chcemy to jak najlepiej spożytkować. Ale w miarę upływu czasu, nasza motywacja maleje, zadowolenie z pracy już nie jest tak duże jak na początku…

Dlatego rolą menedżera jest m.in. dbanie o to, żeby utrzymać motywację pracowników na odpowiednim poziomie, aby byli oni zadowoleni ze swojej pracy, po to, żeby ją dobrze wykonywać.

Aby móc skutecznie motywować innych, menedżer przede wszystkim musi wiedzieć jak odkryć te aspekty, które motywują daną osobę, czyli co kogo motywuje. Czynnikiem, który wpływa na to, czy coś nas motywuje czy nie, są potrzeby i chęć ich zaspokojenia.  Coś innego będzie motywowało osobę, dla której największe znaczenie mają dobre relacje w pracy i uznanie innych, a coś innego osobę mającą na utrzymaniu żonę i trójkę małych dzieci, prawda? Takie rozpoznanie potrzeb i motywatorów można z powodzeniem zrobić już na etapie procesu rekrutacji.

Motywowanie to proces stały. Dlatego menedżer musi również zaplanować sobie cały proces motywowania, nie może być to akcja jednorazowa podejmowana ad hoc, w nieokreślonych odstępach czasu.

Dając – dawaj po kawałku. Odbierając – odbierz od razu całość.

Poza finansowymi aspektami motywowania, niebagatelne znaczenie ma docenianie pracowników, jak również wspieranie ich, popieranie ich działań i dążeń, słuchanie tego, co mówią.

Menedżer daje jasną informację zwrotną

Konstruktywna i poprawnie sformułowana informacja zwrotna jest istotnym elementem pracy efektywnego menedżera. Jest przekazaniem swoich spostrzeżeń pracownikowi, co pozwoli mu na poprawę sposobu pracy.

Przekazując informację zwrotną w sposób konstruktywny, jej odbiorca będzie odbierał menedżera jako mentora jednocześnie nie tracąc motywacji do dalszej pracy.

Bywa, że menedżer staje przed wyzwaniem przekazania pracownikowi słów krytyki. Jest to najtrudniejsza informacja zwrotna.

Ważne jest w takiej sytuacji, aby nie atakować, kiedy pracownik popełni błąd, bo wtedy naturalnym efektem będzie obrona z jego strony.

Do przekazania informacji zwrotnej również można wykorzystać umiejętności z zakresu coachingu.

Dobry menedżer z pewnością jasno komunikuje fakty (co się zdarzyło), konsekwencje (jakie skutki miało negatywne zachowanie pracownika), oczekiwania na przyszłość. Bardzo dobry efekt daje operowania pytaniami otwartymi podczas takiej rozmowy, np. „jak myślisz, jakie konsekwencje dla nas miała Twoja scysja z klientem?” jeśli pracownik sam sobie odpowie na zadane mu w ten sposób pytanie, będzie miał możliwość uświadomienia sobie wagi problemu. Podziała to zdecydowanie lepiej, niż reprymenda wylana na jego głowę.

I jeszcze jedno, jeśli masz do przekazania coś niemiłego, zrób to w cztery oczy.

To tylko kilka przykładów wykorzystania narzędzi coachingowych w pracy menedżera. Ze względu na ich wielość, zostały tu opisane w sposób bardzo zwięzły.

Dlaczego coaching w pracy menedżera działa w przeciwieństwie do czołgingu? Bo ludzie chętnie robią to, co sami wymyślili, więc jeśli cel będzie skonstruowany wspólnie z menedżerem ale z aktywnym udziałem pracownika, będzie on chętnie dążył do jego wykonania. Bo ludzie ogólnie nie lubią mówienia im co mają robić. Dobry menedżer wykorzysta to zadając pytania otwarte nakierowane na poszukiwanie rozwiązań. Bo ludzie mają potencjał, ale czy będą chcieli go użyć dla swojego szefa – to zależy tylko od niego samego!